LOGO Co. address
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1
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Name & Address
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收信人名稱地址
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2
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Date
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發文日期
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3
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Reference or subject
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摘由
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4
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Salutation
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敬稱
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5
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Body
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本文
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Complimentary closing
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結尾客套語
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7
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Signature with typed name and title
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簽字及姓名職稱
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8
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Enclosure
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附件
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9
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Own reference
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自註
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註：
● 3 摘由 ： 重大或複雜案件才有需要來簡要摘錄書信的要點或賦予特別的代號，以利對方的收發人員能將信件迅速送達承辦人手中。
摘由下方可以加或不加底線。如加底線，實線虛線均可。
● 8 附件：信內若有附件，須在信的末端加以註明，有有三種方式
i Enclosure: 文件名稱
ii Enclosure
iii Encl.
● 9 自註：由祕書所加的註，式樣有如XXX/xx，其中XXX是老板的、xx 是秘書的名字的縮寫，便於日後的稽察。